El tiempo es un bien irremplazable, y por demás valioso en la vida del ser humano. Tiempo no dan más que el definido para la existencia, y de ninguna manera se puede comprar ni un segundo adicional de vida.
Una vez acarada la importancia del tiempo, su administración es crucial para el desarrollo de las diversas actividades, y debe ser repartido equitativamente entre el deber y el querer.
La forma más fácil para lograr esto es empezar por parcelar el tiempo que se va a dedicar a determinadas actividades, y la forma que ha demostrado ser adecuada a este objetivo es la creación de un calendario de programación.
El lio surge, cuando se empieza a alimentar el calendario con diversas actividades, que no se sabe a donde llevan ni cual es el beneficio percibido para la obtención del objetivo propuesto. Es por esa razón que aquí se abordará una forma de hacer ese calendario, con base en el logro de un objetivo.
Paso 1: El objetivo.
Esta es quizás la parte más difícil de todo este proceso, ya que requiere que el individuo defina que es lo que quiere hacer, como lo va a hacer, y en que tiempo espera realizarlo. Para ello existe la metodología SMART, donde el acrónimo anglo explica con una palabra, las cualidades de cualquier objetivo relativamente bien hecho: Specific (especifico), Mesurable (medible), Attainable (alcanzable), Relevant (relevante), Timely (temporal).
Un ejemplo de objetivo SMART podría ser:
“Crear Un Artículo periodístico semanal, sobre administración personal, para los migrantes afiliados al sitio feunal.com”
Especifico: Si, habla sobre un producto especifico llamado artículo periodístico.
Medible: Si, habla sobre UN artículo.
Alcanzable: Si, porque al ser un autor con conocimientos en administración, se tiene la habilidad de alcanzar el objetivo de escribir un artículo sobre ese tema específico.
Relevante: Si, porque los artículos son el núcleo principal del sitio web feunal.com
Temporal: Si, porque tiene un plazo de una semana para cada artículo.
Al igual que en el ejemplo anterior, el sujeto debe desarrollar su propio objetivo para poder programarlo.
Paso 2: La lista de tareas:
Es una lista sencilla en donde se pondrán todas las tareas que se quieren realizar para lograr el objetivo. La lista se puede ir actualizando día a día sin problemas.
Paso 3: La clasificación
Se dará una y solo una calificación a cada tarea según su grado en dos aspectos: la Importancia y la Urgencia.
Si es muy Importante y muy Urgente se pondrá al lado las letras IU
Si es poco importante y poco urgente se pondrá al lado las letras iu
Si es muy Importante y poco urgente se pondrá las letras Iu
Si es poco importante y muy Urgente, se pondrá las letras iU
Nótese que las letras mayúsculas y minúsculas tienen un orden e importancia, y así debe hacerse para lograr el objetivo. La forma de definir lo importante de lo urgente es que lo primero es indispensable para alcanzar el objetivo. Si el objetivo fluye sin ese aspecto, no es importante, y puede aplazarse aunque parezca urgente.
Un ejemplo fácil de esto es:
Un sujeto necesita vivir. Para vivir necesita 1.5 litros de agua al día, y comer mínimo cada 40 días, debe cubrirse del frio y el calor y protegerse del ataque de animales.
Su lista de tareas priorizada quedaría así:
Agua (IU), Comida (Iu), Ropa (iU), Vivienda (iu).
Por esta razón los hombres prehistóricos aseguraban vivir cerca de los ríos, recolectar o cazar, cubrirse con pieles de los animales cazados y fueron nómadas por mucho tiempo. En la sociedad moderna se han olvidado esas prioridades y se ha llegado a pensar, que el vestido es más importante que la alimentación, y por esa razón se domina fácil al que tiene hambre, aunque este se vista muy bien.
Paso 4: La organización.
Una vez hecha la lista de tareas y su clasificación, se deben organizar las tareas en el siguiente orden:
IU, Iu, iU, iu.
La razón de ser de esto, es que las tareas Importantes mucho o poco, son las que se deben realizar primero, y luego las urgentes. Estas últimas regularmente se pueden aplazar, aunque parezcan muy relevantes.
Paso 5: El calendario.
Una vez desarrollada la lista y su organización, es necesario poner esas tareas en el calendario (Google Calendar es una buena opción) con una única premisa: Una vez la tarea pase de la lista, al calendario, esta se borrará de la lista y jamás podrá volver.
Los tiempos de ejecución están determinados por cada tarea, así como los recursos y movimientos necesarios.
Importante: El firme compromiso es cumplir a rajatabla el calendario, y de esta manera la optimización del tiempo se dará por añadidura. Es importante aclarar que hay cosas que no es conveniente programar tan rígidamente como los momentos de ocio y diversión. El tiempo de duración del ocio, es susceptible de programarse, pero la actividad es mejor dejarla fluir libremente.